Отчетные документы за проживание в гостинице

На первый взгляд, отчет по командировке – минутное дело: получил при выезде из гостиницы какие-то бумаги и передал их в отчетный отдел. Но не тут то было. За некоторое время формирования отчетности между организациями выработались определенные требования и нормы к отчетным документам за проживание в гостинице. Связано зачастую это с тем, что чуть ли не основными клиентами столичных гостиниц стали командированные приезжие, которые обязаны в конце командировки отчитаться о потраченных средствах. В силу этих причин требования к отчетным документам для командировочных из года в год претерпевают изменения, появляются дополнительные формы и бланки.

Например, ранее в гостиничной сфере подтверждающими проживание являлись командировочные документы, составленные по собственному образцу, закрепленные официальной печатью и подписью администратора. Сейчас, помимо основного набора, в пакет входит акт  выполненных работ. Этот документ является подтверждением о выполнении неких услуг (в данном конкретном случае – гостиничных услуг) между заказчиком и исполнителем услуг. Заказчик, в свою очередь, внес за выполненные услуги заранее оговоренную сумму. Либо по договору эту сумму оплатит организация, пославшая сотрудника в командировку и имеющая с гостиницей определенные договоренности. Обычно акт составляется в произвольной форме, то есть строгих правил в его изготовлении нет. Однако некоторые пункты он все-таки должен содержать: наименование самого документа, дата составления и его номер, ссылка на договор, стоимость оказанных услуг, полные реквизиты обеих сторон, подписи с гербовыми печатями. Акт выполненных работ должен быть изготовлен не менее чем в двух экземплярах, заверенных обеими сторонами.

Так же в документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке, входит прейскурант цен. Этот документ тоже очень часто требуют бухгалтера. По нему они сверяют стоимость конкретного номера по счету, в котором жил сотрудник, с фактической его стоимостью. В прейскуранте отражается все предложение отеля, то есть он включает все разнообразие номеров, включенных услуг с обязательным ценовым уточнением. Одним из наиболее популярных номеров во всех гостиницах является одноместный однокомнатный стандарт. Это наиболее бюджетный вариант номера, поэтому экономные предприятия отправляют работника в командировку с условием его проживания в данном типе номера. Часто в самом счете дублируется запись о том, что номер является одноместным стандартом.

Существуют и другие отчетные документы для командировочных. Разнообразие их форм зависит от конкретных требований организации, но чаще всего ограничиваются стандартным набором, включающим перечисленные пункты. Хотя самым основным, повсеместно распространенным и обязательным во всех случаях является кассовый гостиничный чек. Сам по себе он содержит очень сжатую, хотя и обширную информацию, непонятную для обывателя. Поэтому для расшифровки этой информации применяестя счет либо счет-фактура. На ней доступно и понятно отображены все аспекты проживания и стороны сделки.

Для того, чтобы не углубляться в изучение  всего разнообразия отчетных документов за проживание в гостинице, можно предоставить этот вопрос более опытным и разбирающимся в этих вопросах людям. За невысокую комиссию в размере 10% от суммы счета можно купить отчетные документы. Все данные будут зафиксированы и сохранены в книге жильцов отеля для последующего возможного подтверждения проживания. Обращайтесь с вопросами по номеру 8(926)-150-07-58, либо написав письмо на электронную почту. Если даты проживания, сумма известны заранее, можно воспользоваться сервисом онлайн-заказа, заполнив необходимые поля справа на главной странице сайта. Наш администратор обработает запрос и сам свяжется с вами.