Основные моменты успешной командировки

Для командировки как и для любого другого служебного задания существуют свои нюансы, которые нельзя проигнорировать, дабы не оказаться в затруднительной положении. Тем более, что командировка усложнена некоторыми моментами, такими как: переезд/перелет в другой город или страну; проживание, иногда весьма длительное, не в домашней обстановке; ежедневное передвижение по незнакомому городу; общение и работа с малознакомыми или вовсе незнакомыми людьми и т. д. Кроме этого командированный должен вести строгий учет всех документов, связанных с издержками поездки: проездные билеты, чеки на питание, гостиничные чеки и другие отчетные документы за проживание, оплата питания и многих других сопутствующих расходов. На поездку обычно организация выделяет своему сотруднику некую сумму денег, предварительно рассчитанную из предстоящих трат. Распространены случаи, когда командированный рассчитывается своими сбережениями, а по приезду домой сдает все бумаги и чеки, подтверждающие его расходы. Бухгалтер или экономист, сопоставив полученные чеки с отчетами прошлых командировок или другим способом, оплачивает все издержки работника.

Чаще всего бухгалтера особенно внимательно проверяют документы из гостиницы, так как эта статья расходов перекрывает все остальные. Поэтому командированный для успешного завершения поездки должен четко знать — какие документы для проживания в гостинице ему нужно сдать. Требования к этим документам очень схожи, но бывают и исключения, когда требуются некоторые документы для проживания, не состоящие в базовом комплекте. Важно знать, что любой счет гостиницы обязан выдаваться совместно с кассовым чеком, подтверждая таким образом официальное совершение сделки между жильцом и уполномоченным на регистрацию клиентов персоналом отеля. Сам же счет обычно оформлен на базе формы 3г – самой распространенной формы в гостиницах Москвы. Но это вовсе не правило, счет может отличаться в каждой гостинице. Распространенность указанной формы обусловлено лишь тем, что ранее она являлась формой строгой отчетности. Таким образом важность гостиничного счета состоит в информативном наполнении его. Обязательный атрибут счета – верхняя часть, так называемая «шапка», чем-то напоминающая фирменный бланк, где находятся основополагающие реквизиты организации и фирменный логотип (если таковой имеется). При необходимости недостающие в базовом комплекте документы можно запросить у администратора отеля, главное об этом не забыть. Хотя, если таковое и случится, всегда есть возможность связаться с отелем из своего города и попросить этот документ по электронной или обычной почте, факсом.

Если с перечнем гостиничных документов более-менее все ясно, стоит отдельно остановиться на другом щекотливом вопросе, когда приезжий решил не жить в отеле, а заселился, например, к родственникам. На первый взгляд он может остаться без положенных ему по праву командировочных на проживание. Но есть выход и из этой ситуации, причем весьма неплохой и пользующийся огромной популярностью у закоренелых путешественников. Выход этот – простое оформление гостиничных чеков в любом другом месте. За вполне сносную плату можно получить оригинальный комплект документов для проживания в гостинице и сэкономить на этом почти 100% выделяемых средств на проживание. Комиссия за подобные услуги обычно не превышает 1/10 от общей суммы счета. Возможно найти организации, предлагающие оформление гостиничного чека за 5% или даже за 3%, однако стоит помнить, где бывает «бесплатный сыр». Серьезные компании тоже ценят свои услуги, поэтому обманываться очень низкой комиссией не стоит. Тем более, что для постоянно оформляющих гостиничные чеки существует скидочная программа. Если вы желаете без риска сэкономить на проживании и купить отчетные документы для командировочных, вы на верном пути. Наша компания занимается официальным оформлением гостиничных чеков от действующей гостиницы Москвы. Документы дублируются во всех журналах учета отеля, книге постояльцев. Это является страховкой при случайной проверке, проводимой по инициативе организации клиента. В этих случаях все сохраненные данные о жильце восстанавливаются и передаются запросившей стороне. Если ищете, где сделать чеки на гостиницу, ознакомьтесь с рядом преимуществ нашего сервиса:

— оформление гостиничных чеков осуществляется в течение рабочего дня с момента звонка,

— бесплатная доставка по кольцевой ветке метро Москвы,

— регистрация всех документов в журнале жильцов,

— возможность получения скидки в зависимости от частоты обращения и суммы счета,

— работа по системе пост-оплаты —  после получения гостиничных чеков,

— соблюдение всех норм по оформлению отчетных документов.

Заказывайте оформление гостиничных чеков на cheki-moskva.ru и спокойно занимайтесь своими делами в командировке!