Cчет за гостиницу

По окончанию командировки администратор в гостинице обязан выдать проживавшему человеку документы, в которых будет содержаться сжатая информация о сроках и стоимости его проживания. Формат и состав этих документов может отличаться в зависимости от гостиницы. Региональные отели чаще имеют упрощенный вариант документов. В областных городах и, конечно же в Москве, эти документы имеют более расширенный состав. Это обусловлено тем, что в эти города в командировку приезжает большое число людей, и проживают они в основном в гостиницах. Для того, чтобы их организации смогли увидеть все расходы сотрудников на проживание, они требуют со своих подчиненных привезти отчетные документы за проживание в гостинице в Москве. На основании этих бумаг будет произведен анализ расходов командированного, соответствие израсходованной суммы изначальному лимиту , и окончательный расчет средств. Так как командировки могут длиться месяцами, суммы на проживание могут быть очень внушительными, поэтому бухгалтерия подходит к этому моменту очень скрупулезно.

Первым, на что обратит внимание проверяющий, будет кассовый чек гостиницы. Этот фискальный документ  является основным подтверждением факта проживания. Тем более на нем находятся важные данные о гостинице как субъекте хозяйствования. Кассовый чек гостиницы говорит о том, что отель работает официально, состоит на налоговом учете, имеет свой собственный учетный номер плательщика. Так же это означает, что сам кассовый аппарат зарегистрирован и может использоваться в качестве кассовой техники.

Более развернутым по содержанию и в дополнение к фискальному чеку является счет за гостиницу. Он изготавливается для более детальной характеристики о проживавшем , его номере и сроках. Во многом основанием для повсеместного распространения счетов за гостиницу послужили требования отделов, посылающих своих сотрудников в другие города по служебной необходимости. По мере развития гостиничной сферы счета составлялись по разным форматам, но все же несли схожее содержание. За долгие годы функционирования отечественных отелей выработалось несколько основных образцов составления счетов на гостиницу. Одним из основных, а  скорее даже самым основным, стал счет гостиницы формы 3-г. Своим кратким, но емким содержанием, простотой в оформлении и легкостью восприятия он по праву заслужил повсеместное распространение. Когда-то он даже мог выдаваться без кассового чека и был достаточным для отчета. Уже после придания кассовому чеку главной роли, отчетные документы на проживание были обязаны содержать эти два вида документов.

Сам же счет состоит из нескольких блоков или разделов. Чаще всего вверху листа содержится информация об отеле, гербовая печать либо логотип (если таковые имеются), адрес месторасположения и основной телефон для контакта. Там же будут располагаться данные об гостинице как хозяйствующем субъекте ( различного рода реквизиты, учетные номера регистрации в различных государственных структурах, расчетный счет в банке). В общем там находится практически все, что и в конце обычного договора.

Основным разделом является таблица, состоящая из граф о самом проживавшем, цены за комнату, количестве прожитых дней и итоговой сумме. Отдельными графами могут быть указаны: заблаговременная бронь, автостоянка, дополнительные включенные позиции (завтраки, например). Проверяющему командировку намного легче сверять затраты по счету. Сопоставив сумму чека и счета, можно утверждать на какие конкретно цели была потрачена сумма. Если проверяющему этого мало, он всегда может сверить полученный счет со счетом, хранящемся в книге жильцов гостиницы. Эта книга в последнее время представлена в электронном формате и хранит все о жильцах. Сопоставив гостиничный чек, привезенный проживавшем с данными гостиницы, бухгалтер может произвести окончательный расчет.

Бывают такие случаи, когда человек теряет отчетные документы за проживание в гостинице или забывает их забрать. Возвратиться и попросить дубликат не всегда представляется возможным, поэтому неплохим вариантом выхода из ситуации будет возможность купить в Москве чеки на гостиницу  в другом месте. За невысокую комиссию можно получить те же самые документы, составленные по последним нормам и с обязательной регистрацией в базе жильцов для последующего подтверждения проживания.