Как подтвердить проживание в гостинице

Многие опытные путешественники, которые по долгу службы львиную долю своего рабочего времени находятся в командировках, сталкиваются с вопросом: как подтвердить проживание в гостинице. Казалось бы проблем в этом нет. На первый взгляд так и есть. Чаще всего командировки организаций отлажены, организованы связи в плане документооборота с гостиницами. Если командировки поставлены на поток, то часто сотруднику вовсе можно забыть об этих заботах, бухгалтерия сама все сделает: договорится с гостиницей о соках пребывания, забронирует номер, договорится об оплате. Сотруднику останется только довезти в целости и сохранности все документы на гостиницу обратно домой.

Совсем по-иному дела обстоят в случаях с разовыми, единичными командировками. Каждая новая поездка предполагает новые заботы в плане поиска отеля, бронирования номера, уточнения схемы проезда и нюансов по поводу документов на гостиницу. Часто все эти хлопоты ложатся на плечи самого командированного. Ему придется заранее позаботиться о том куда ехать, когда забронировать номер, как вложится в выделяемый на проживание бюджет. Так же перед командировкой необходимо обязательно уточнить и записать весь необходимый перечень требуемой документации, а по заселению  — предоставить список администратору отеля и попросить составить комплект документов по выезду в соответствии с этим списком. Раньше не было столь различных требований к документам, но, по мере развития гостиничного бизнеса и увеличения количества командировок, все чаще предприятия в различных уголках страны стали вырабатывать свои, отличные от других, требования к гостиничным документам. И гостиницам , особенно в Москве, необходимо считаться с этими требованиями, учитывать пожелания клиентов и быть готовыми предоставить комплект, подходящий индивидуально каждому. Хотя большинство организаций по-прежнему принимают стандартный комплект, состоящий из кассового чека и гостиничного счета на проживание по форме 3-г.

Гостиничный чек с подтверждением  в полном соответствии с современными требованиями можно заказать у нас. Причем будут учтены все пожелания клиента вне зависимости от специфичности его требований.

Вторым, но не менее важным по значимости, является вопрос подтверждения проживания. Нужно получить чеки с гостиницы с подтверждением, иначе теряется вся ценность этих документов. Проще говоря, вся информация о проживании, получаемая на руки жильцом в виде гостиничных чеков и счетов на проживание в гостинице, должна сохраняться на стороне отеля в специальном архиве всех жильцов. Это делается для того,чтобы в нужный момент можно было быстро найти всю необходимую информацию о неком постояльце для подтверждения перед бухгалтерией о сроках нахождения в гостинице и других уточняющих моментах. То есть, чтобы подтвердить проживание в гостинице нужно иметь грамотно составленный комплект документов, соответствующий запросам бухгалтерии и нормам гостиничной документации. В ряде случаев бухгалтерия может дополнительно связаться с гостиницей для полной достоверности полученных документов.

Сотрудничая с серьезными отелями и при налаженных отношениях в случае частых командировок в один и тот же город, можно не хлопотать, так как уже имеется положительный опыт. При разовых командировках расслабляться не приходиться и приходится самому учитывать множество хлопотных моментов, особенно в вопросах правильного оформления и составления комплекта и в вопросе официального подтверждения. Если по долгу службы командировка планируется в Москву – обращайтесь к нам, гостиничные чеки Москва – специфика нашей деятельности. В сжатые сроки мы подготовим необходимый лично для вас комплект с обязательным занесением всех данных в архив клиентов По всем вопросам — 8(926)-150-07-58