Отчетные документы гостиницы

Делопроизводство многих предприятий структурировано на множество разных подразделений, учитывающих различные стороны хозяйственной деятельности. Многообразие документальной отчетности обусловлено требованиям современности, где любое действие в рамках организации подтверждено определенными нормами и регламентами. В этом разделе мы коснемся такого вида документооборота как отчетной документации командировочных за проживание в иногородних гостиницах, в которых они находились по служебному заданию.

Учет этой документации во всех организациях ведется очень тщательно в силу затратности этой статьи для бюджета предприятия. Бывают случаи, что командированные находятся в командировке не один месяц и суммы за этот период набегают немалые. По итогу эти суммы ложатся на плечи самой организации, поэтому предварительно перед поездкой оговаривается некий верхний предел суточной стоимости номера. Проживающему нужно быть в курсе дополнительных услуг, чтобы по итогу не превысить оговоренный лимит. Все подробности и нюансы по поводу проживания в гостинице оформляются в виде документов, именуемыми отчетными документами гостиницы. Эти документы обычно оформляются по выезду командированного, когда окончательно известно количество дней и ночей пребывания в отеле, зафиксированы сопутствующие расходы и дополнительные опции, если таковые были.

Отчетные документы гостиницы составлены на основании счета, в котором содержится вся основная информация о гостинице, ее адресе местонахождения, контактах и непосредственно о самом жильце, датах и времени заезда в отель и выезда. Счет практически во всех гостиницах «по-старинке» оформляют на основании формы 3г – самой популярной формы гостиничного счета прошлых десятилетий. В комплекте со счетом обязан быть кассовый чек – гарант совершения официального кассового учета жильца в гостинице. Помимо этих основных гостиничных документов возможны и другие бумаги, выдаваемые зачастую по требования клиента.

Иногда командированные, находясь с деловым визитом в Москву, обходятся без проживания в гостинице, решив сэкономить на гостиничных услугах. Для расчета по расходам необходимо предоставить в бухгалтерию чеки с подтверждением проживания. Подтверждение означает обязательный учет выдаваемых гостиничных чеков и занесение в книгу жильцов. Книга жильцов часто является предметом проверок со стороны фирм, отправляющих своих менеджеров и специалистов в деловое турне. Приобрести гостиничные чеки от московской гостиницы с подтверждением просто, удобно и очень быстро на нашем сервисе. Отчетные документы за проживание оформляются с учетом самых последних норм, все данные в полном объеме сохраняются в базе жильцов отеля. Для приезжих, не сильно ориентирующихся в городе возможна доставка курьером к станции метро.

Если возник вопрос, где купить гостиничные чеки, важно найти гостиницу, которая подготовит отчетные документы согласно требований к этому виду документации. Гостиничный персонал при выдаче документов должен подготовить все так, чтобы у проверяющего экономиста или бухгалтера не возникло никаких вопросов. Все данные также должны храниться в гостиничной базе для вероятной проверки.