Отчетные документы для командировочных — подробный обзор

Командировка в другой населенный пункт сопряжена с большим количеством переездов, встреч с другими людьми, поставленных руководством задач. Чтобы успешно отчитаться по командировке и вернуть потраченные на выполнение заданий и проживание деньги, работник должен привезти назад отчетные документы для командировочных, которые разделены на несколько групп. Начнем с тех документов, с которыми работник выезжает в командировку.

Итак, что должен иметь при себе командированный перед поездкой:

служебное задание с подробным описанием поставленных задач,

приказ руководителя об отправке в командировку,

командировочное удостоверение – документ, официально отмененный еще в 2015 году, однако не утративший своей популярности в обиходе.

Документы, подтверждающие оплату расходов в командировке:

Перед началом командировки сотруднику выделяют некоторую сумму денег на расходы, рассчитанную по средним показателям. Это деньги на проезд, услуги связи, проживание и т.д. Конечно, в реальной ситуации фактические расходы в большинстве случаев всегда больше выделяемого аванса. Поэтому, чтобы вернуть свои личные деньги, командированный должен сохранять все чеки и счета на оплату в командировке. На основании этих счетов, работник заполняет авансовый отчет, куда включены все эти расходы. Если для служебных целей был использован личный автомобиль, то к авансовому отчету прикрепляется еще и служебная записка.

Проживание в гостинице.

На этом пункте стоит остановиться отдельно. Среди всех расходов в командировке, оплата гостиницы – самый важный момент, так как проживание в московских отелях весьма не дешево. Поэтому руководители организаций, экономисты и бухгалтера в первую очередь обращают внимание на отчетные документы за гостиницу. Это не один документ, а несколько. Вот основные и самые распространенные:

гостиничный чек. Это фискальный документ, содержащий QR код с зашифрованной информацией о гостинице.

— счет или счет-фактура (для безналичного расчета). В счете, составленном обычно на фирменном бланке отеля, присутствует вся информация о гостинице, жильце, сроках пребывания, стоимости номера, итоговой сумме к оплате. Счет заверен подписью администратора или любого сотрудника руководящего звена и гербовой печатью.

— свидетельство регистрации фирмы, владеющей отелем, а точнее заверенная ее копия.

Возможно и наличие других отчетных документов за проживание. Это обусловлено индивидуальным порядком выдачи документов гостиницы или требований жильца. Часто к основному комплекту чеков гостиницы просят добавить акт выполненных работ или услуг, прейскурант и другие.

В случаях, когда сотрудник не проживал в отеле, а в любом другом месте, для подтверждения расходов на проживание он может купить гостиничные чеки. В этом случае возможно отлично сэкономить на поездке. Все зависит от того, насколько дешевое жилье удастся найти в Москве. Имея родственников и проживая у них бесплатно экономия составит около 90% от выделяемого бюджета на проживание. 10% придется отдать за гостиничные чеки в Москве. Чтобы купить отчетные документы с подтверждением, можно воспользоваться нашим сервисом гостиничных услуг. Мы предлагаем отчетные документы для командировочных от реального отеля, который фиксирует все данные в своем внутреннем архиве. Подтверждение проживания – важный момент для командированных, ведь при сдаче авансового отчета в организации могут сделать официальный запрос в гостиницу для проверки документов на проживание.

Окончательный расчет по командировке:

авансовый отчет образец

Окончательный расчет – это сумма, которая остается при вычете общих расходов на основании авансового отчета и аванса, выделяемого перед поездкой. И это только при условии документального подтверждения и обоснования всех потраченных денег. Командированный должен пояснить, на какие дополнительные цели ему пришлось потратить деньги и связать эти траты с выполнением служебного задания.

При использовании командировочного удостоверения, в нем должны иметься записи мест, где был сотрудник, подкрепленные подписью руководителя или уполномоченного на то лица и фирменной печатью.

И в завершение стоит отметить, что все затраты на командировку могут потерять смысл, если сотрудник не выполнил некоторые пункты из служебного задания. Руководитель оставляет за собой право не возвращать некоторые из затраченных средств, если они потрачены «впустую» и не принесли нужного эффекта для организации.