Командировочные расходы без подтверждающих документов

Расходы, полученные в ходе командировки, в 99% случаев ложатся на бюджет организаций. В качестве подтверждения расходов организации требуют у своих подчиненных предоставить документы, указывающие на предмет расходов и общую сумму потраченных средств. Логично предположить, что командировочные расходы без подтверждающих документов  останутся неоплаченными и сотрудник фирмы понесет убытки, так как все расходы лягут на его личный карман. Во избежание таких моментов, любой серьезный сотрудник фирмы, отправляясь в деловую поездку, знает – какие расходы его ожидают и какие документы для подтверждения соответствующих расходов он должен получить взамен.

 С затратами на проезд более-менее все ясно. Подтверждающим командировочные расходы документом в этом случае выступает билет с указанием даты и суммы проезда. За другие сопутствующие расходы необходимо получить кассовые чеки, желательно с товарным чеком и счетом либо с актом выполненных работ. В общем, чем больший пакет документов имеет возможность выдать продавец, тем лучше командированному.

Более строго обстоят дела с проживанием в гостинице, ведь именно в гостиницах и отелях останавливаются командированные на время командировки. Документы за гостиницу командировочным выдаются в строгом соответствии со всеми необходимыми нормами и требованиями. Помимо основных документов на гостиницу, клиент может попросить дополнительный пакет бумаг, если таковой требует его фирма. В документальной базе серьезных гостиниц должны быть соответствующие бланки, которые может попросить составить клиент.

Нередко гостиницы сотрудничают напрямую с организациями, так как последние могут отправлять в командировки в конкретный город не одного, а множество своих подчиненных. В таких случаях обе стороны заинтересованы в максимальной упрощении финансового и документального оборота. Для оптимизации денежного оборота применяется безналичная система расчетов, которая предполагает наличие соответствующих документов. Так как между отелем и некой организацией существует связь, подчиненному останется только забрать по выезду комплект документов и предоставить его по приезду на место работы. В случае недостачи неких документов, стороны могут без участия жильца решить этот вопрос, отправив данные факсом, письмом, электронной почтой, заказным письмом или любым другим удобным способом.

Не каждая организация может похвастаться таким уровнем. В большинстве командировок все денежные и документальные аспекты ложатся на плечи командированного. Он не только должен уложиться в строго установленный бюджет проживания, но и привезти назад комплект документов на гостиницу в соответствии с необходимыми условиями. Неопытный в этих делах человек может сам изучить какой комплект отчетных документов для командировочных ему нужно получить в отеле. К счастью для подчиненных требования к документам на гостиницу чаще всего схожи и стандартные комплекты почти всегда универсальны. Главное, чтобы к любому счету любого формата и образца был прикреплен гостиничный кассовый чек. Без него не примут никакой комплект документов.

Очень неплохим вариантом у приезжих выступает возможность купить командировочные документы. За годы функционирования гостиниц и с многими тысячами командированных в Москву появилась такая возможность, существенно упрощающая им пребывание в Москве. Воспользовавшись таким сервисом, появилась возможность самому найти себе более дешевое жилье, а в организацию предоставить комплект документов на более дорогую гостиницу.