Выезжая в командировку, каждый сотрудник фирмы должен быть обеспечен суммой денег на командировочные расходы. Обычно выдается определенный аванс, рассчитанный на основе опыта прошлых поездок и средних норм расходов. Расчет аванса производит бухгалтер или экономист. Если командировка потребовала больших средств, оплаченных личными деньгами сотрудника, он вправе получить компенсацию по приезду. Для этого ему понадобятся все чеки и счета, которые послужат доказательством затрат и будут приложены к авансовому отчету.

Командированные с большим опытом рабочих поездок имеют в своем арсенале немалый набор способов сэкономить на командировке. Направлений для экономии очень много: проезд, перелет, питание, проживание в гостинице, услуги связи, оформление рабочих документов, аренда авто и коммерческого транспорта и множество других.  Если сотруднику удалось сэкономить на одном или нескольких пунктах, он все равно должен будет предоставить документы, подтверждающие его расходы.

Среди прочих расходов в деловой поездке стоит отдельно упомянуть документы подтверждающие проживание в командировке. Проживание в гостинице Москвы стоит недешево и сотруднику потребуется официально оформленный пакет документов на проживание, который обычно включает чеки за гостиницу, гостиничные счета, счет-фактуры, акты выполненных работ (услуг) и другие. Чеки за гостиницу должны содержать трехмерный код QR, который с недавнего времени появился на всех гостиничных чеках Москвы. Документы проживания в командировке так же являются неотъемлемой частью авансового отчета.

Сэкономить на проживании в гостинице можно только в том случае, если удастся найти более дешевый вариант проживания. А лучше бесплатный, например, у друзей или родственников. Таким образом, предоставив в бухгалтерию чеки за гостиницу в Москве, возможно солидно пополнить свой бюджет. Важно только покупать чеки гостиниц в проверенных отелях, уточнять у администрации обязательное подтверждение проживания и внимательно проверять комплект документов на полное соответствие внутренним нормам и требованиям.