Документы на гостиницу в Москве

Все командированные после приезда в Москву в деловых целях, помимо служебных задач, сталкиваются с другими нюансами. Первый момент – где найти недорогое и комфортное жилье. Второй – получить после проживания комплект бумаг, необходимых  для предоставления отчета по командировке и возврату потраченных денег.

Поиск жилья – менее проблемный момент, так как сейчас с развитием информационных технологий практически все гостиницы представлены в различных ресурсах: в интернете, различного рода каталогах, газетах. Более того, в интернете существуют специализированные ресурсы, размещающие максимально детальную информацию об гостиницах, дают возможность классифицировать их по географическому расположению, стоимости номеров и другим параметрам, а так же найти отзывы клиентов, проживавших когда-либо там. В открытом доступе находятся контакты гостиниц, так что не составит никакого труда связаться с администратором отеля и уточнить любые интересующие вопросы. Аналогично можно забронировать номер, ограничиваясь телефонным звонком либо письмом на электронную почту.

Более ответственным вопросом будет уточнение какие документы, подтверждающие командировочные расходы, вы получаете. В тех же самых электронных каталогах гостиниц этой информации может и не быть. Придется этот вопрос уточнять заранее, позвонив в гостиницу, либо по приезду в отель поинтересоваться, какие документы они выдают командированным. Скорее всего такие клиенты отправляются в командировку с конкретными требованиями по гостиничным документам. Главное чтобы конкретный отель мог удовлетворить его требования и предоставить все требуемые гостиничные документы. В противном случае, если хотя бы одна бумажка не будет соответствовать заявленным бухгалтерией нормам, могут возникнуть вопросы по закрытию командировки. Проще всего получить чеки за проживание в гостиницеобратившись к специалистам, знающим все современные нюансы по отчетности. А нюансов может возникнуть немало. Москва –самый крупный город по количеству приезжих. Многие приезжают издалека, из разных уголков страны, в каждом из которых существуют свои особенности, в том числе и по документообороту предприятий, организаций и фирм. При всей разнородности требований, все равно в основной массе выделяется более-менее классический набор документов на проживание, состоящий из кассового чека и гостиничного счета на проживание. Оформление документов на гостиницу в Москве может включать и выдачу других документов, некоторыми из которых являются прейскурант цен и акт выполненных работ. По требованию бухгалтерии возможна выдача специальных справок и актов. Важно, чтобы сам командированный заблаговременно предупредил администратора гостиницы или иного уполномоченного в этих вопросах сотрудника отеля о всей необходимой ему документации. Персонал гостиниц практически всегда идет на встречу клиентам и помогает ему в этих вопросах.

В каждой гостинице существует свой особенный способ и порядок учета всех проживавших ранее клиентов. Обычно эти данные оформлены в виде базы клиентов, именуемой гостиничной книгой клиентов. Там содержится вся информация о конкретном жильце, его номере, стоимости этого номера на тот период и другие уточняющие моменты ( дополнительные услуги, питание и т. д.). Если спустя время потребуется эта информация, гостиница обязана ее в кратчайшие сроки предоставить уполномоченному на то отделу. В противном случае могут возникнуть неприятности, особенно для проживавшего там ранее командированного, при официальном запросе его фирмы в гостиницу. Если эти данные не будут найдены, становится под сомнение сам факт нахождения человека в этом отеле в определенное время.  Документы на подтверждения проживания – это те же документы, что и выдавались жильцу, сохраненные в книге жильцов. Формат этих документов обычно аналогичен формату получаемых гостиничных чеков при выезде жильца. По требованию организации этот счет высылается для сверки с аналогичным счетом командированного. При их полном соответствии снимаются подозрения в достоверности привезенных гостиничных счетов и командировка закрывается и полностью оплачивается.