Возвращаясь из командировки в Москву многие люди задаются вопросом: будут ли бухгалтера проверять гостиничные чеки и что делать в таких случаях. Особенно серьезно относятся к этому те командировочники, которые решили купить гостиничные чеки без фактического проживания. Такой вид экономии на проживании весьма распространен среди этой категории приезжих. Поэтому, решив подзаработать в деловой поездке нужно соблюдать некоторые принципы.

Вообще бухгалтерия редко проверяет чеки из гостиницы, полученные от их сотрудника вместе с авансовым отчетом. Однако такие случаи бывают. Вот некоторые причины для проверки чеков из гостиниц:

  1. Комплект документов не соответствует требованиям работодателя: нет всех документов, документы несоответствующих форм, отсутствие фискального чека,
  2. Гостиница имеет сомнительную репутацию,
  3. Расположение гостиницы далеко от места работы командированного,
  4. Отсутствие печати на счете и подписи администратора,
  5. Цена за номер вызывает подозрение (например, она завышена для такой категории отеля).

Это основные из тех причин, из-за которых чеки из гостиницы могут подвергнуться проверке. Чтобы избежать этих инцидентов, нужно соблюдать следующие правила:

  1. Перед командировкой получить у руководителя или другого уполномоченного лица перечень нужной документации для подтверждения проживания и соответствующие требования к их оформлению,
  2. Предоставить все эти требования администратору гостиницы, в которой собираетесь покупать чеки,
  3. После получения чеков, лично проверить комплект на правильность оформления,
  4. Заказывать и покупать чеки из гостиницы нужно в проверенных местах с хорошей репутацией. Лучше всего руководствоваться отзывами коллег. Для новичков есть отличный сервис, где можно быстро и надежно купить отчетные документы, доверив все нюансы специалистам. Стоимость услуг такого сервиса не превышает 10% от запланированного бюджета на гостиницу, что очень выгодно для приезжих в командировку,
  5. После получения чеков из гостиниц также нужно удостовериться в наличии подтверждения проживания. Для этого гостиница ведет свой собственный учет жильцов и хранит эту информацию несколько лет. В случае проверок все данные легко будет найти в базе жильцов и предоставить их проверяющему лицу.

При соблюдении этих правил, можно смело покупать отчетные документы на гостиницу в Москве и сдавать их вместе с авансовым отчетом. Правильно оформленный комплект документов не вызовет сомнений у бухгалтера. А если такое и случится, можно рассчитывать на компетентность персонала гостиницы, который при необходимости вышлет необходимое подтверждение проживания

Опубликовано в: Записи.
Последние изменения: Апрель 9, 2018