Какие документы для гостиницы требует бухгалтерия

Основанием для официального закрытия командировки и возврата потраченных средств сотруднику служат документы для гостиницы. Эти документы обязан выдать жильцу администратор гостиницы или другой уполномоченный на то член гостиничного персонала. Как правило, выдача документов для гостиницы осуществляется по выезду жильца и после оплаты за проживание. Хотя оплата может взыматься и по заезду. Зависит это от политики отеля либо от договоренностей между жильцом или пославшей его стороной с руководством гостиницы. Зачастую применяется безналичный расчет, тогда пакет документов несколько отличается от стандартного, так как включает в себя счет-фактуру. При наличном расчете счет-фактура не выдается.
Возвращаясь из командировки, работник везет с собой чеки на проживание в гостинице для последующего отчета перед бухгалтерией. Тщательно изучив всю необходимую информацию, бухгалтер делает заключение и закрывает командировку с выплатой денежной компенсации командированному. В редких случаях бухгалтер проверяет подлинность предоставленных чеков за проживание с гостиницей, которая сохраняет те же данные о жильце в своей базе жильцов. При несоответствии полученных бухгалтером бумаг с архивными данными гостиницы, бухгалтер имеет право совмневаться в их подлинности. При необходимости он может запросить требуемый документ по факсу либо другим удобным способом для более детального изучения.
Но чаще всего проверка ограничена визуальным осмотром и сверкой наличия всех бланков, правильности их заполнения, соответствия современным требованиям. Главное, что просто обязан содержать пакет – это кассовый чек, являющийся основополагающим атрибутом в сфере услуг и не только. Хотя несколько десятилетий назад гостиницы применяли отрывные счета, либо выдавался счет по форме 3-г без кассового чека. Ранее этот документ принадлежал к первичной группе документов и являлся бланком строгой отчетности. Он и сейчас применяется повсеместно, но с некоторых пор не является бланком строгой отчетности, перешел в разряд вторичной документации и может выдаваться только при сопутствующем наличии фискального чека. На данный момент главная его цель – информативная, то есть он содержит исчерпывающую информацию о жильце, отеле, датах аренды номера и его стоимости. На основании именно этих данных бухгалтер делает анализ командировки, производит необходимые расчеты и выплаты.
Основная масса командировок приходится на административные центры страны, в особенности на столицу. Ежедневно Москву посещают многие тысячи приезжих, немалая часть из которых – командированные. Многим из них трудно сориентироваться в разнообразии гостиниц и другого временного жилья. Особенно нелегко разобраться в ассортименте гостиничных чеков и документов, которые могут выдаваться отелем на свой лад. Проще в этом случае гостиничные чеки в Москве купить. Совсем необязательно фактически жить в дорогостоящей гостинице, ведь у многих туристов в Москве есть родственники или близкие, у которых можно некоторое время погостить бесплатно, сэкономив на этом немалые средства. При поиске отчетных документов на проживание в гостинице, необходимо отдавать предпочтение только знающим людям, имеющим опыт в гостиничной сфере. Ведь нюансов в оформлении и содержании отчетных документов может быть очень много, а даже одна ошибка либо несоответствие могут создать дополнительные проблемы. Поэтому лучше не рисковать и обращаться к опытным людям.

Оформить заявку на получение документов для гостиницы можно на нашем ресурсе, перейдя на главную страницу сайта cheki-moskva.ru

Очень важным моментом является получение гостиничных чеков в Москве с подтверждением проживания. Подтверждение проживания – это то, о чем писалось выше. Получаемые на руки документы обязаны сохраняться в самой гостинице. Ведь нередки случаи плановых и внеплановых проверок командированных, когда бухгалтер или любой другой проверяющий прибегает к помощи гостиницы. Поэтому при заселении в гостиницу необходимо иметь некоторые отзывы о ней, о ее репутации в целом. Бывает, что мелкие дешевые отели могут вовсе не вести книгу учета клиентов, что чревато последнему неприятностями на работе.