Ритм жизни современного делового человека неразрывно связан с командировками. Если вы инженер крупного завода, региональный менеджер, торговый представитель, в вашем рабочем графике обязательно будут попадаться командировки. Даже учителя, врачи, военные часто ездят на курсы повышения квалификации, обучение, подтверждение категории и по другим важным делам. Для многих профессий командировки становятся обыденными и человек воспринимает их как неотъемлемую часть рабочего процесса. Однако для тех, кто ездит очень редко или вовсе впервые, командировка – большой стресс. Поэтому таких категориям людей просто обязательно заранее подготовиться к командировке.

Непосредственно перед отъездом руководитель организации или уполномоченный на то специалист составляет командированному служебное задание. Это задание – своего рода карта для сотрудника, которая последовательно по пунктам описывает действия его в командировке. Командировочное задание – основной документ для работника. Помимо основных документов, сотруднику придется иметь дело с кучей сопутствующей документации, такой как документы на гостиницу, например. Бухгалтерия каждой фирмы использует на практике свои конкретные требования к документам на гостиницу, поэтому перед командировкой лучше попросить образец гостиничного чека, или пометить на основании какой формы он должен быть составлен. В большинстве случаев – это форма 3г, самый распространенный вариант составления гостиничного счета в России.

вид из окна поезда

командировка поездом

Помимо гостиничных документов, командированному так же следует похлопотать про проездные документы. Это могут быть билеты на самолет, поезд, автобус, маршрутное такси и т.д. Зная даты начала командировки, необходимо заранее забронировать билеты, чтобы не опоздать к месту работы или учебы. Таким же образом необходимо забронировать номер в гостинице. Делать это следует максимально раньше, ведь в таком случае будет выбор номеров и цена за номер будет ниже, чем по приезду. У очень многих в Москве проживают родственники, поэтому на командировочных расходах можно неплохо сэкономить, если купить квитанцию о проживании в гостинице в Москве. Квитанция будет стоить значительно дешевле самого проживания, а значит получившуюся разницу можно оставить себе. Таким образом можно получить неплохой бонус к основной оплате командировки. Важно приобретать гостиничные чеки в порядочных гостиницах, которые ведут строгий учет жильцов и ответственно относятся к подготовке отчетных документов на гостиницу. Для приехавших впервые в Москву, есть отличный вариант экономии — оформление официальных гостиничных чеков в Москве через наш сервис. Документы предоставляются абсолютно официально, с соответствующей уплатой налогов и обязательной сохранностью счета в своей библиотеке. Стандартный комплект по требованию жильца может принимать необходимые формы, с добавлением дополнительных форм и бланков.

Про документы более-менее ясно. Однако кроме них нужно взять с собой целый багаж необходимых вещей. И очень важно ничего не забыть, в то же время не тащить с собой сумки общим весом в 10 килограмм! Для оптимального формирования состава нужных вещей, в первую очередь надо разбить командировку на несколько этапов: дорога, трансфер, основная работа, передвижение по городу, проживание в гостинице. Мысленно проработать каждый пункт, написать список необходимых вещей для каждого из них. Далее перенести все в общий список и проанализировать его. Если вещей слишком много, постараться исключить те, которые не слишком нужны. Возможно что-то, что написано, можно недорого приобрести по приезду. Когда список готов, следует уложить вещи в точности в таком порядке, в котором они будут использоваться. Так же отдельно следует положить самые важные и ценные вещи: деньги, паспорт, кредитные карты, билеты, телефон, документы по работе и т.д.

Непосредственно в сам момент командировки нужно быть всегда сосредоточенным, следить за вещами, придерживаться заранее обдуманного плана. Хорошая и спланированная подготовка и сборы- залог успешной командировки.

Опубликовано в: Новости.
Последние изменения: Январь 25, 2017